Hämtmat:
Ta med din egen enhet marknadsförs ofta som en kostnadsbesparande åtgärd. Det kan vara, men bara när företag är medvetna om alla potentiella kostnader.
Ta med din egen enhet (BYOD) är inte bara en ny trendig rörelse. BYOD har faktiskt inträffat sedan smartphones blev mer tillgängliga för anställda. När allt kommer omkring har brist på tillgänglighet kostnader också, och det var inte länge innan företag började se BYOD som ett sätt att öka produktiviteten, om bara för toppcheferna. Naturligtvis fann deras anställda snart liknande sätt att öka produktiviteten på egen hand.
Även om BYOD har funnits i några år är företagsstyrda BYOD fortfarande relativt nya. Som ett resultat innebär BYODs nya era en insikt att att lägga till mobila enheter till IT-mixen kan få verkliga konsekvenser när det gäller företagets säkerhet. Så, så spännande och fördelaktigt som BYOD är som ett koncept, måste företag i implementeringen hitta balansen mellan dess kostnadsbesparingar och behovet av att säkra företagsinformation.
Dessutom, när man använder BYOD på arbetsplatsen, misslyckas många företag med att redovisa utgifterna och är chockade över att ta reda på hur mycket som egentligen spenderas på programmet. Det är för att de faller i fällan att titta på vad som sparas, kanske genom att anställda köper sina egna mobila enheter och förbiser vad som spenderas för att göra det hela. Här är fyra vanliga BYOD-kostnader som företag tenderar att förbise. (För lite bakgrundsläsning på BYOD, kolla in BYOD: Vad det betyder för IT.)
- Tid tillbringad på MDM
BYOD och MDM (Mobile Device Management) arbetar tillsammans och det är CIO: s skyldighet att hitta den bästa MDM-programvaran för att ge kontroll över alla mobila enheter som ägs av anställda. Kontroll i BYOD-eran betyder en MDM som ger skydd för alla enheter med lösenord, säkrar kritisk företagsdata och, viktigast av allt, fjärrräcker all data på den mobila enheten i fall av förlust eller stöld. (Läs mer om Sysaids mobila enhetshanteringssystem här.)
Men när BYOD implementeras måste någon övervaka och hantera användning av mobilenheter. Även med MDM-programvara måste det fortfarande finnas någon som övervakar vilken information som åtkomst till, kontrollerar säkerhet, uppföljning av nyförvärvade enheter och andra viktiga aspekter. Beroende på företagets storlek kan det innebära att man anställer en anställd för att styra den nya sektorn eftersom det inför en helt ny skyldighet / ansvar.
Företag med en särskild IT-avdelning måste se till att avdelningen har resurser för att hantera det extra ansvaret. Det största misstaget som här gjorts är att underskatta mängden tid och ansträngning som krävs för att göra BYOD ordentligt. Tid är lika med pengar.
- Månadsplaner
För att ge anställda incitament att välja att delta i BYOD tilldelar företag vanligtvis ett stipendium för att täcka ett fast belopp per månad för anställdas mobila enhetsräkning. Vad vissa företag inte redogör för är att de anställda betalar sina telefoner ur fickorna och får samma månatliga planer som den genomsnittliga Joe får.
De flesta större operatörer erbjuder rabatter till företag som öppnar affärskonton hos dem och registrerar sig för bulkplaner. Detta innebär att för företag att betala för den månatliga telefontjänsten faktiskt kan vara billigare än att tillhandahålla ett rimligt stipendium. Om företag använder stipendier kan de fastställa beloppen utifrån den anställdes roll.
- Support för support
Alla mobila enheter är inte byggda på samma sätt. Detta är något som företagen inte överväger med BYOD. När BYOD introduceras i ett företag kan det skapa en belastning på IT-avdelningen eller helpdesk, som sedan måste lösa problem för en mängd enheter istället för bara en eller två typer. Detta är en av de fördelar som företagsmässiga mobila enheter kan erbjuda, eftersom i allmänhet varje anställd får samma enhet eller åtminstone en tillverkad av samma tillverkare.
Även om många företag tror att de tappar pengar genom att behöva ge stöd för företag som tillhandahålls enheter, är det faktiskt mer kostnadseffektivt än BYOD i vissa scenarier. Precis som med övervakning av mobila enheter, kan företag tvingas få en ny anställd som specialiserat sig på att arbeta med en mängd olika mobila enheter.
- Oanvända enheter
En sak som bör noggrant övervägas är vilka anställda får delta i BYOD. Vissa företag gör misstaget att låta någon välja in. Detta kan vara ganska dyrt eftersom många medarbetare är intresserade av tanken på BYOD, men vissa kommer att inse att de faktiskt inte behöver använda sina personliga enheter för arbete. Slutresultatet är att de anställda i slutändan får en subvention för det som i huvudsak blir en personlig enhet.
På grund av eventuella problem med sekretess är det här problemet svårt att spåra. En företags leverantör av IT-hanteringsverktyg kan erbjuda detaljerad spårning såvitt appar som används på BYOD-enheter, vilket ger en bättre bild av vem som använder programmet legitimt. Det är viktigt att nämna vilken information ett företag kommer att få tillgång till på anställdas enheter i BYOD-policyn för att undvika sekretessproblem.
För att kompensera eller minimera dessa dolda kostnader är en väl utformad BYOD-policy en nödvändighet. Inkludera användarvillkor, ange ett rimligt stipendium per roll och kanske beskriva i vilken utsträckning helpdesk kommer att ge support. Sammantaget kan BYOD vara en hit eller miss. Men med ansträngning och noggrann planering kan företag se till att kostnaderna minimeras.