Innehåll
- Ställ in förväntningar
- Hantera förväntningar
- Öka kommunikationen
- Inga buggar, ingen stress - din steg-för-steg-guide för att skapa livsförändrad programvara utan att förstöra ditt liv
- Inför motstånd
- Nyckeln till smidig projektledning
Hämtmat:
Den största frågan som många IT-avdelningar möter är inte teknisk - dess personliga.
En av de största icke-tekniska frågorna som berör de flesta företags IT-avdelningar är också en enkel att hantera. När det gäller att hantera slutanvändare måste alla vara på samma sida och veta vad som kan göras - och när. Och det är nyckeln: hantera förväntningarna på slutanvändarna. Det låter enkelt, men det kan vanligtvis göra en lång väg mot att göra det lättare när man hanterar de människor som använder en uppsättning applikationer på en daglig basis.
IT-avdelningar som misslyckas med den här ena saken kan verkligen drabbas, eftersom problem blir förargade mot avdelningen. Det gör projekt svårare för alla. (Mer information om support finns i 10 tips för bättre IT-support.)
Ställ in förväntningar
Om du har jobbat inom IT ett tag kan du förmodligen tänka på projekt, biljetter och utrullningar där IT-avdelningen antingen får skylden för att projektet, biljetten eller utrullningen var sent, inte vad som begärdes i början, eller bara vanligtvis inte bra nog. När förväntningarna från slutanvändargemenskapen (EUC) är långt ut i linje med verklighetsbegreppet - eller till och med lite snedställda - kan deras kritik vara en oönskad distraktion.
Även enkla saker som ett nytt användarkonto kan orsaka friktion mellan avdelningar - eller till och med en enorm fusk mellan kontoret. Det bästa sättet att undvika detta är att skapa realistiska förväntningar och möta dem varje gång. Det betyder att IT måste berätta personal hur lång tid ett projekt kommer att ta och vad de kan förvänta sig när det är klart. Oavsett om det är på ett fempersoners kontor eller ett multinationellt konglomerat, informera de som kommer att använda IT-resurser om vad IT-avdelningen kan och inte kan göra. I de flesta fall härrör inte frågor från vad IT åstadkommer, utan av vad andra anställda anser att de borde kunna göra. Avdelningar som kan undvika den här typen av koppling kommer att gå långt mot att undvika "skylla IT" -syndromet.
Hantera förväntningar
Ett av de bästa sätten att börja hantera förväntningarna från en slutanvändargemenskap är att genomföra en policy för att tillhandahålla servicenivåavtal (SLA) för alla tjänster. Många inom tekniska områden kopplar SLA till externa leverantörer, men samma mentalitet kan också användas för interna kunder - och borde vara det. Detta kommer att ge slutanvändare ett ramverk för vad de kan förvänta sig när de begär tjänster och hålla alla, om inte på samma sida, åtminstone på samma kapitel.
De flesta mjukvarupaket med problembiljetter har moduler för att ställa in SLA: er. Om du råkar ha SLA för dina interna kunder så gratulerar, din avdelning är redan på rätt väg.
Öka kommunikationen
Nu när du har lagt grunden måste du fortsätta kommunikationen. För både långsiktiga projekt och korta projekt förblir det absolut nödvändigt att hålla alla parter i loopen om både framsteg och motgångar. Förväntningarna kan gå båda hållen i hjärtslag och lika glad att du kan ha varit vid projektstarten, om du missar tidslinjen du ställer in kan saker snabbt försämras. Mycket få saker kommer att förstöra den goodwill som IT har arbetat för att uppnå snabbare än felkommunikation och tappade tidsfrister.
Åh, och om du missar en tidsfrist, ska du bättre kommunicera en snabb och rimlig anledning till förseningen. Att hålla kommunikationslinjerna öppna hjälper till att undvika rufsande fjädrar och säkerställa att alla mår bättre om hur ett projekt går. Om dina slutanvändare inte hör från dig kan de anta att allt är jättefullt. Om detta visar sig inte vara fallet kommer du att ha misslyckats med dem på ett stort sätt genom att inte uppfylla deras förväntningar.
Inga buggar, ingen stress - din steg-för-steg-guide för att skapa livsförändrad programvara utan att förstöra ditt liv
Du kan inte förbättra dina programmeringsfärdigheter när ingen bryr sig om mjukvarukvalitet.
Inför motstånd
När du har uppnått harmoni med ditt slutanvändarsamhälle och alla arbetar tillsammans, kanske du tror att du har uppnått arbetsplatsen Nirvana. Inte så snabbt. Plötsligt lider servern eller (infoga relevant avbrott här) ett katastrofalt fel av något slag och du har ett uppdragskritiskt system nere. Det här är en annan chans att hantera dina slutanvändares förväntningar för att minimera distraktioner för att lösa avbrottet snabbt och utan ytterligare problem.
Om du inte lyckas med detta kommer du att översvämmas med avbrott rapporter och det oundvikliga "Hur länge kommer det att vara nere?" frågor. Detta lyckas bara sväva frustrationens lågor.
Här är vad du ska göra: När ett avbrott inträffar måste du ha mer än en metod för att få ut ordet. Det borde också vara konsekvent och ärlig. Så om du säger att avbrottet kommer att lösas på två timmar, kommer dina slutanvändare att förvänta sig att det ska slutföras inom den tidsramen. Detta innebär att du bör undvika att göra optimistiska uppskattningar för att göra människor lyckliga. Dessutom, om problemet påverkar dina slutanvändare nu, gör att fixa det till en prioritet. När det här avbrottet har lösts i rätt tid kan du och ditt team återgå till din regelbundna planerade programmering.
Nyckeln till smidig projektledning
Dåligt blod utvecklas ofta mot avdelningar - och därefter inom dem. Detta är vanligast när en IT-avdelning och dess slutanvändare misslyckas med att kommunicera och när IT-avdelningen misslyckas med att hantera och uppfylla dessa slutanvändares förväntningar. En IT-projektledare som kan behärska konsten att ställa in och uppfylla förväntningarna behöver inte oroa sig för att göra mycket för att hålla slutanvändarna nöjda - det kommer att komma naturligt. (Vill du klättra på IT-karriärstegen? Läs hur man blir IT-chef: tips från toppen.)